Le logiciel de réservation de salles et de postes de travail qui montre ce qui a vraiment servi.

Les quatre décisions derrière les chiffres

• L’utilisation divise par les espaces-jours réservables, pas par tous les espaces que vous possédez. 22 jours ouvrables × 16 espaces réservables donnent 352 espaces-jours; 165 réservations sur ce total, c’est 47 %. Diviser par 248 ferait paraître chaque étage occupé, et aucun étage réductible.
• Un poste attribué n’est ni une réservation ni un poste libre. C’est la place de quelqu’un, présentée séparément et exclue du décompte pour qu’elle ne puisse pas gonfler le chiffre dans un sens ou dans l’autre.
• Un étage non dessiné est nommé, pas mis à zéro. Neuf étages sur douze comportent des espaces; les trois autres se liraient chacun comme un étage complètement vide, le pire type de faux chiffre dans une discussion sur le redimensionnement.
• Un chiffre sans fondement est refusé, pas approximé. Le coût par poste exige la superficie et un coût de bail. Aucun des deux n’est dans le produit; la carte indique donc qu’il n’est pas calculé au lieu de diviser discrètement par autre chose.

Définie par type d’espace, par site

Une salle du conseil et un poste partagé ne sont pas la même promesse, et une règle qui les traite pareil est désactivée en moins d’un mois. Chaque règle ci-dessous est configurée selon le type d’espace d’un site : un poste peut être réservé toute la journée pendant que la salle à l’étage est limitée à quatre heures.

• Durée maximale — la durée maximale d’une réservation, par type d’espace.
• Fenêtre de réservation — jusqu’à quand à l’avance on peut réserver, ce qui empêche le poste pris pour mars prochain.
• Approbation — exigée seulement là où vous la voulez vraiment, et seulement pour les types d’espaces où elle vaut le désagrément.
• Battements — du temps entre les réservations, pour que la salle ne soit pas remise alors qu’elle est encore occupée.
• Capacité — une réservation ne peut pas dépasser le nombre de places de l’espace, parce que la capacité appartient à la fiche et n’est pas une copie.
• Enregistrement et délai de grâce — la règle qui libère une absence, traitée séparément ci-dessous.

D’emblée, il mesure les réservations

Zenith Workplace sait ce qui a été réservé et ce qui a fait l’objet d’un enregistrement. À lui seul, il ne sait pas que quatre personnes étaient assises dans une salle de six places, ni que quelqu’un a travaillé à un poste qu’il n’avait jamais réservé. Des capteurs, des lecteurs de badges et des systèmes du bâtiment peuvent fournir cette information, grâce à la même couche d’intégration que le volet GMAO — mais il s’agit de travaux d’intégration définis avec vous, pas d’un interrupteur déjà activé. Considérez-le comme une ligne du projet, pas comme une case déjà cochée.

• Aucun capteur n’est inclus, et rien n’est compté à partir des lecteurs de badges ou du Wi-Fi par défaut. L’enregistrement est le signal d’occupation intégré — une personne qui confirme plutôt qu’un appareil qui observe. Les flux de capteurs et de badges sont pris en charge sous forme de travaux d’intégration définis.
• Aucun coût par poste, par place ou par pied carré. La superficie et le coût du bail ne sont pas conservés dans le produit; le chiffre ne reposerait donc sur rien. L’écran indique « non calculé » plutôt que d’afficher un tiret.
• Aucun panneau de salle ni affichage d’orientation. Réserver depuis une tablette à l’extérieur d’une salle passe aujourd’hui par une page de navigateur, pas par une application de panneau dédiée.
• Les étages non dessinés sont exclus, jamais estimés. Neuf étages sur douze comportent des espaces dans la démo; les trois autres apparaissent comme des noms sur une liste de ce que le chiffre ne couvre pas.

De deux à cinq sites, un seul système, bilingue

Il convient à une organisation qui gère quelques bâtiments et qui veut réserver ses postes et ses salles à partir du plan, regrouper chaque espace dans un seul registre et disposer d’un taux d’utilisation défendable au moment du budget — auprès d’une entreprise canadienne, avec un hébergement au Canada et une tarification par sièges d’administrateur plutôt que par poste ou par employé.

• Bon choix — un siège social hybride où personne ne peut dire si le troisième étage est encore nécessaire.
• Bon choix — un organisme public ou du secteur parapublic qui a besoin de résidence des données au Canada, d’écrans bilingues et d’un modèle de tarification qui ne compte pas les employés.
• Mauvais choix — une équipe immobilière dont le livrable principal est le coût par place et la modélisation des coûts de bail. La superficie et le coût du bail ne sont pas conservés dans le produit; ce chiffre ne reposerait donc sur rien. Nous vous le dirons pendant l’appel.