Le logiciel de réservation de salles et de postes de travail qui montre ce qui a vraiment servi.
Le plan d’étage qui peut dire qu’il était vide. Zenith Workplace est un logiciel de réservation de salles et de postes de travail pour les organisations canadiennes — postes, salles et tous les autres espaces regroupés dans un seul registre, réservés directement sur le plan. Un système de réservation vous dit ce qui a été pris. Ce qui détermine si vous avez encore besoin de l’étage, c’est ce qui n’a jamais servi — le poste réservé à neuf heures et vide à dix heures, la salle réservée chaque mardi pour une réunion qui n’a plus lieu depuis mars. Dans Zenith, le plan, la réservation et le rapport d’utilisation lisent la même fiche d’espace, et le pourcentage est calculé à partir des réservations au moment où l’écran s’affiche. Deux choses sont stockées, parce que rien d’autre dans le bâtiment ne les connaît : ce qu’est l’espace, et ce que permettent les règles maison.
Cinq états d’espace · Enregistrement et libération automatique · Règles maison par type d’espace · Utilisation déduite · Bilingue FR / EN
Présenté avec des données d’exemple.
Reçu
132 + 78 + 38 = 248
12 + 4 + 6 = 22, dont 16 sont réservables
Le plan est le registre
Vous téléversez le PDF ou le fichier DAO et vous dessinez les espaces dessus.
Sarcelle : réservable · gris : poste attribué à quelqu’un.
Chaque changement est un événement Sept états, de réservé à libéré, ajoutés et jamais écrasés
Jamais « invalide » Deux blocages, tous deux nommés, tous deux levables
Reçu 46 + 69 + 63 + 38 + 19 = 235, sur cinq jours de semaine = 47%
Pourquoi le vendredi est le chiffre utile
19 % un vendredi, c’est la preuve qu’il faut redimensionner un étage —
et ce chiffre n’a de sens qu’avec les exclusions nommées.
Une réservation est une fenêtre sur un espace, pas une copie
Le défaut qui ruine la plupart des outils de milieu de travail, c’est une deuxième copie du bâtiment : un moteur de réservation posé sur un tableur de postes, qui contredit l’étage en moins d’un trimestre. Zenith stocke le registre et la règle, et calcule tout le reste à partir des réservations au moment où vous le demandez.
Ce qu’une personne doit affirmer, et rien de plus
Un espace existe, il est d’un certain type, il se trouve quelque part, il accueille un certain nombre de personnes et il offre des commodités. Une règle maison dit ce qu’on peut en faire. Ni l’un ni l’autre ne peut être calculé à partir de quoi que ce soit; les deux sont donc stockés. Tout le reste sur cette page est de l’arithmétique.
- Le registre vient avant le moteur de réservation. Site, bâtiment, étage, espace — une seule hiérarchie, et une réservation qui ne peut pas nommer un espace ne peut pas exister.
- Un plan est une couche par-dessus le registre, pas un deuxième inventaire. Chaque forme est liée à une fiche d’espace : la couleur sur le plan est un état, pas une légende que quelqu’un tient à jour.
- Les réservations renvoient aux espaces et aux personnes. Rien n’est copié : un espace renommé à seize heures est renommé dans chaque réservation, passée et future.
- Un étage non dessiné est une inconnue connue. Il est nommé et exclu de chaque chiffre plutôt que compté comme un étage vide.
Ce qu’un registre peut dire sans qu’on le lui dise
Quatre cartes et une arborescence des emplacements. Chaque chiffre ci-dessous est une question sur les espaces et les réservations, répondue à la lecture. Rien sur cet écran n’est un chiffre que quelqu’un a pensé à mettre à jour.
Les quatre décisions derrière les chiffres
- L’utilisation divise par les espaces-jours réservables, pas par tous les espaces que vous possédez. 22 jours ouvrables × 16 espaces réservables donnent 352 espaces-jours; 165 réservations sur ce total, c’est 47 %. Diviser par 248 ferait paraître chaque étage occupé, et aucun étage réductible.
- Un poste attribué n’est ni une réservation ni un poste libre. C’est la place de quelqu’un, présentée séparément et exclue du décompte pour qu’elle ne puisse pas gonfler le chiffre dans un sens ou dans l’autre.
- Un étage non dessiné est nommé, pas mis à zéro. Neuf étages sur douze comportent des espaces; les trois autres se liraient chacun comme un étage complètement vide, le pire type de faux chiffre dans une discussion sur le redimensionnement.
- Un chiffre sans fondement est refusé, pas approximé. Le coût par poste exige la superficie et un coût de bail. Aucun des deux n’est dans le produit; la carte indique donc qu’il n’est pas calculé au lieu de diviser discrètement par autre chose.
Cinq états, parce que « disponible » serait un mensonge
La plupart des plans colorent un poste en vert ou en gris. Le vert et le gris ne permettent pas de distinguer un poste dont personne ne veut, un poste où quelqu’un est assis et un poste réservé ce matin par une personne qui n’est jamais venue. Ces trois situations exigent trois décisions différentes; elles ont donc trois mots différents.
Libre
Rien ne le retient, et aucune règle maison ne le bloque pour la période demandée. Le seul état qui veut dire « prenez-le ».
réservable et non retenuRéservé
Retenu pour une période qui n’a pas commencé, ou commencée sans enregistrement encore. Retenu ne veut pas dire occupé, et le plan précise lequel.
délai de grâce en coursOccupé
Quelqu’un a confirmé sa présence. C’est le seul état du plan qui veut dire qu’une personne est dans le bâtiment.
présence confirméeAssignés
Une occupation à long terme avec une date de début. Ni libre ni réservé — la place d’une personne, présentée comme une question à part.
44 espaces sur 248Non réservable
Dessiné parce qu’il existe, exclu parce que personne ne devrait le prendre. Salles mécaniques, corridors, l’espace en réaménagement.
18 espaces sur 248248 = 186 réservables + 44 attribués + 18 non réservables. Ces trois chiffres sont la raison pour laquelle le taux d’utilisation de l’écran suivant peut être discuté plutôt que cru sur parole.
Un refus qui se nomme
« Cette réservation n’a pas pu être créée » n’est pas une réponse qui permet d’agir. Elle envoie la personne vers la boîte de réception des installations et apprend à tout le monde que le système est arbitraire. Un refus dans Zenith indique la règle, le chiffre et la date en cause — et la première chose que vous pourriez faire à la place.
Définie par type d’espace, par site
Une salle du conseil et un poste partagé ne sont pas la même promesse, et une règle qui les traite pareil est désactivée en moins d’un mois. Chaque règle ci-dessous est configurée selon le type d’espace d’un site : un poste peut être réservé toute la journée pendant que la salle à l’étage est limitée à quatre heures.
- Durée maximale — la durée maximale d’une réservation, par type d’espace.
- Fenêtre de réservation — jusqu’à quand à l’avance on peut réserver, ce qui empêche le poste pris pour mars prochain.
- Approbation — exigée seulement là où vous la voulez vraiment, et seulement pour les types d’espaces où elle vaut le désagrément.
- Battements — du temps entre les réservations, pour que la salle ne soit pas remise alors qu’elle est encore occupée.
- Capacité — une réservation ne peut pas dépasser le nombre de places de l’espace, parce que la capacité appartient à la fiche et n’est pas une copie.
- Enregistrement et délai de grâce — la règle qui libère une absence, traitée séparément ci-dessous.
Un poste vide n’est pas un poste libre
Dix heures, un mardi : l’étage est visiblement à moitié vide et l’écran de réservation indique qu’il ne reste rien. Les gens cessent de faire confiance à l’écran, puis cessent de réserver, et en deux mois l’étage est géré dans une conversation de groupe. L’enregistrement est la solution, et il ne fonctionne que si la libération est automatique.
Deux mesures, et l’écart entre elles
Une réservation non confirmée pendant son délai de grâce est libérée, et l’espace retourne de lui-même sur le plan. La libération est consignée : le taux d’absence cesse d’être une plainte en réunion et devient un chiffre appuyé par des données.
- Libérée, pas annulée. La réservation conserve son historique et son titulaire; l’espace redevient simplement disponible.
- Le délai de grâce est une règle maison: une salle qui doit être préparée peut être retenue plus longtemps qu’un poste partagé.
- Un espace libéré est offert à quiconque se trouve là — sur le plan, dans la vue du jour, dans la recherche. Personne n’a besoin d’être avisé.
- Le taux d’absence est calculé par étage et par type d’espace, parce que les postes et les salles se comportent habituellement différemment et que la moyenne le cache.
Remplacées par ce qui est vrai et le plus proche
L’analytique des milieux de travail est habituellement vendue avec des instruments — un parc de capteurs à installer, un plan de places à tenir à jour, un sondage annuel à mener. Chacun est une deuxième chose à maintenir en vie avant que le premier chiffre apparaisse. Aucun n’est donc un préalable ici : chacun a été remplacé par quelque chose que le travail tient déjà à jour, et là où le matériel existe déjà, il s’ajoute par-dessus plutôt que d’être la première chose à acheter.
Enregistrement et libération
La question à laquelle répond un capteur est « quelqu’un l’a-t-il vraiment utilisé ». L’enregistrement y répond à partir de la personne plutôt que du mobilier, ne coûte rien à installer et produit la seule chose qu’un capteur ne peut pas produire : un espace libéré que quelqu’un d’autre peut prendre immédiatement. Vous avez déjà des capteurs? Ils se connectent par la même couche d’intégration que le volet GMAO et se lisent à côté des réservations.
9 % libérées · 15 réservations sur 165Dossiers d’occupation
Qui occupe un poste, et depuis quand. C’est un fait daté sur l’espace plutôt qu’un onglet dans un classeur : un déménagement peut donc être rapporté deux ans plus tard au lieu d’être reconstitué de mémoire par la personne qui était là.
44 attribués · chacun avec une date de débutHistorique des réservations
Un sondage est un échantillon pris la semaine où les gens savaient qu’on les comptait. L’historique des réservations, c’est chaque jour, déjà écrit, par les personnes qui utilisent le bâtiment — et il peut être découpé par étage, par équipe ou par type d’espace sans que personne ait à marcher nulle part.
165 réservations · 22 jours ouvrablesCe ne sont pas des solutions de rechange — elles sont meilleures que ce qu’elles remplacent, pour une raison : personne n’a à penser à les mettre à jour. Ce n’est pas non plus le seul signal disponible : là où des capteurs d’occupation, des lecteurs de badges ou un système de gestion du bâtiment existent déjà, ils s’intègrent de la même façon que dans le volet GMAO. Ce que le produit ne fera jamais, c’est estimer les personnes qu’il n’a jamais vues — voir les limites de cette version.
Un seul parc, lu de douze façons
Le plan répond à « où puis-je m’asseoir ». Chaque onglet ci-dessous, c’est le même registre et les mêmes réservations auxquels on pose une question différente.
Plan d’étage
Votre propre dessin PDF, image ou DAO, avec les espaces tracés dessus dans le navigateur, chacun lié à sa fiche. La couleur est un état, pas une légende.
Liste
Les mêmes espaces en lignes, filtrés par type, zone, capacité ou commodité — pour ceux qui préfèrent chercher plutôt que regarder.
Jour et semaine
Le temps plutôt que la géographie. Tracez une plage sur la grille et le formulaire de réservation se remplit à partir de votre tracé.
Règles maison
Durée, fenêtre de réservation, approbation, battements, capacité et délai de grâce, par type d’espace et par site, chacun avec la phrase de refus qui lui correspond.
Occupation
Qui occupe un poste attribué, et depuis quand. Les déménagements sont datés : l’historique des places survit à la personne qui l’a organisé.
Visiteurs
Invité, approuvé, enregistré à la borne ou à l’accueil, départ consigné et journalisé — en lien avec la salle visitée, pas sur une planchette à pince.
Utilisation
Réservations sur espaces-jours réservables, par site, étage, équipe et type d’espace, avec le diviseur affiché à côté du pourcentage.
Pointe et creux
Le jour de semaine le plus achalandé, et celui qui paie pour l’étage. Une moyenne de 47 % cache un mardi à 69 % et un vendredi à 19 %.
Absences
Chaque réservation libérée par le délai de grâce, avec l’espace, le jour et la règle qui l’a libérée. Neuf pour cent, pas une impression.
Exportations
Excel depuis n’importe quelle vue, et des rapports planifiés envoyés par courriel le jour de la réunion sur le parc immobilier.
Terminologie
Bureau, poste ou poste de travail — renommez ce que les gens lisent sans toucher à ce que contient le registre. Le français et l’anglais sont tous deux de premier ordre.
Accès et audit
Groupes par site et portée jusqu’au menu, à l’onglet, au bouton et au champ, authentification unique par SAML ou Microsoft Entra ID, et historique complet de chaque réservation et de chaque changement.
L’accueil, sur le même dossier que la salle
La gestion des visiteurs fait partie de la plateforme plutôt que d’être un produit à côté. Une visite appartient à une réunion, une salle, un étage et un bâtiment — les mêmes dossiers que vos réservations utilisent déjà. Elle fonctionne sur un écran d’accueil, une tablette dans le hall et le téléphone du visiteur, en français et en anglais, hébergée au Canada sur Microsoft Azure.
01Invitez en quelques secondes
L’hôte choisit le visiteur, le site et la destination — bâtiment, étage et salle, directement sur le plan d’étage. Les visiteurs récurrents sont retrouvés par courriel, ou par nom et entreprise, avec leur historique à côté : visiteur déjà venu, trois visites, la dernière le 2 septembre. Une occasion avec plusieurs invités devient plusieurs visites, chacune avec son propre lien.
02Le lien personnel du visiteur
Chaque invitation comporte un lien personnel sécurisé. Avant le jour J, le visiteur confirme ses renseignements et coche ce que le site exige — règles de sécurité, entente de confidentialité, consentement à une photo — en français ou en anglais. Le jour même, il enregistre lui-même son arrivée et son départ depuis son téléphone, sans rien installer.
03Une approbation, là où le site la veut
Chaque site décide : aucune approbation, chaque visite, certains types seulement, ou tout ce qui se passe en dehors des heures d’ouverture. Les approbateurs acceptent ou refusent avec une raison, et l’hôte est avisé dans les deux cas. Une visite en attente ou refusée ne peut pas être enregistrée — ni à l’accueil, ni à la borne, ni par lien.
04La borne du hall
Une tablette à la réception. Le visiteur tape un nom ou une référence, ou scanne son code, puis enregistre son arrivée ou son départ. Quelqu’un qui arrive sans invitation s’inscrit lui-même, et la règle du site décide s’il passe ou attend un approbateur.
05Le poste d’accueil
Un écran pensé d’abord pour le clavier, conçu pour quelqu’un qui fait cela quatre-vingts fois par jour. Une seule boîte de recherche accepte un nom, une référence ou un code scanné; Entrée enregistre l’arrivée, B imprime le badge, O enregistre le départ, W lance une visite sans rendez-vous. Arrivées et Sur place s’affichent côte à côte avec l’hôte, la destination, le groupe, l’approbation, les retards et les dépassements en vue — et l’hôte ou la destination peuvent être changés pendant que le visiteur est encore dans le bâtiment.
06Tout le monde est avisé, sans avoir à demander
Inscrit pour vous. En attente de votre approbation. Approuvé, ou non approuvé. Votre visiteur est arrivé, est reparti, dépasse son heure, a été déconnecté automatiquement. Les avis passent par la file de la plateforme, qui élimine les doublons et relance ce qui échoue.
07Des règles par site, définies par l’administrateur
Heures d’ouverture, et combien de temps à l’avance on peut s’enregistrer. Quand les retards et les dépassements apparaissent, quand une absence est déclarée, et l’heure à laquelle le système enregistre le départ de tout le monde. Si l’accueil peut passer outre avec une raison, badges activés ou non et selon quel modèle, champs obligatoires, confirmations obligatoires, et nombre de jours de conservation d’un dossier. Chaque site a les siens.
08Le registre des présences, et qui peut le voir
Un tableau de bord montre les visiteurs attendus aujourd’hui, présents maintenant, en attente d’approbation, partis, en retard et en dépassement — par site et pour l’ensemble des sites, avec une vue d’étage indiquant où se rendent les gens. Chaque visite conserve un journal complet des événements, et les dossiers sont effacés à la fin de la période de conservation que vous fixez. Les hôtes voient leurs propres invités, l’accueil ne voit que les sites qui lui sont attribués, et les approbateurs détiennent une permission distincte : un accueil de Toronto ne voit jamais Vancouver.
Deux semaines sur votre propre site d’essai, avec votre propre plan d’étage. Inscrivez une visite, envoyez-vous le lien, et enregistrez votre arrivée depuis votre téléphone, debout à votre propre réception.
Lancer un site d’essaiLes limites de cette version
Tout ce qui précède est dans le produit et peut être démontré aujourd’hui. Tout ce qui suit ne l’est pas, et nous préférons perdre une vente sur cette section qu’au quatrième mois d’une implantation.
D’emblée, il mesure les réservations
Zenith Workplace sait ce qui a été réservé et ce qui a fait l’objet d’un enregistrement. À lui seul, il ne sait pas que quatre personnes étaient assises dans une salle de six places, ni que quelqu’un a travaillé à un poste qu’il n’avait jamais réservé. Des capteurs, des lecteurs de badges et des systèmes du bâtiment peuvent fournir cette information, grâce à la même couche d’intégration que le volet GMAO — mais il s’agit de travaux d’intégration définis avec vous, pas d’un interrupteur déjà activé. Considérez-le comme une ligne du projet, pas comme une case déjà cochée.
- Aucun capteur n’est inclus, et rien n’est compté à partir des lecteurs de badges ou du Wi-Fi par défaut. L’enregistrement est le signal d’occupation intégré — une personne qui confirme plutôt qu’un appareil qui observe. Les flux de capteurs et de badges sont pris en charge sous forme de travaux d’intégration définis.
- Aucun coût par poste, par place ou par pied carré. La superficie et le coût du bail ne sont pas conservés dans le produit; le chiffre ne reposerait donc sur rien. L’écran indique « non calculé » plutôt que d’afficher un tiret.
- Aucun panneau de salle ni affichage d’orientation. Réserver depuis une tablette à l’extérieur d’une salle passe aujourd’hui par une page de navigateur, pas par une application de panneau dédiée.
- Les étages non dessinés sont exclus, jamais estimés. Neuf étages sur douze comportent des espaces dans la démo; les trois autres apparaissent comme des noms sur une liste de ce que le chiffre ne couvre pas.
De deux à cinq sites, un seul système, bilingue
Il convient à une organisation qui gère quelques bâtiments et qui veut réserver ses postes et ses salles à partir du plan, regrouper chaque espace dans un seul registre et disposer d’un taux d’utilisation défendable au moment du budget — auprès d’une entreprise canadienne, avec un hébergement au Canada et une tarification par sièges d’administrateur plutôt que par poste ou par employé.
- Bon choix — un siège social hybride où personne ne peut dire si le troisième étage est encore nécessaire.
- Bon choix — un organisme public ou du secteur parapublic qui a besoin de résidence des données au Canada, d’écrans bilingues et d’un modèle de tarification qui ne compte pas les employés.
- Mauvais choix — une équipe immobilière dont le livrable principal est le coût par place et la modélisation des coûts de bail. La superficie et le coût du bail ne sont pas conservés dans le produit; ce chiffre ne reposerait donc sur rien. Nous vous le dirons pendant l’appel.
Un fait, un endroit, chaque écran
Workplace est le treizième module de la même plateforme que les bons de travail, actifs et entretien préventif. Ce n’est pas de la vente croisée — c’est pourquoi un poste brisé devient un bon de travail sur la même fiche d’espace, et pourquoi une salle qu’on ne peut pas réserver jeudi peut vous dire qu’elle est hors service pour une réparation.
Référencé, jamais ressaisi
Une réservation pointe vers un espace et une personne; un plan pointe vers le registre. Rien n’est copié, donc rien ne peut devenir périmé dans une copie.
Canadien, et hébergé ici
Microsoft Azure au Canada, avec déploiement sur site là où c’est exigé. Chiffré en transit et au repos, authentification unique par votre fournisseur d’identité, historique d’audit complet, et une protection de la vie privée alignée sur la LPRPDE.
Des refus en phrases
Chaque contrôle renvoie une raison typée, et chaque raison a une phrase en français et en anglais. Une réservation bloquée nomme la règle, le chiffre et la première solution de rechange.
Accessible à tous
WCAG 2.2 AA comme règle de conception : le plan d’étage a une vue en liste contenant la même information, les états sont annoncés en mots plutôt que par la couleur seule, et le focus se place là où une erreur le signale.
Logiciel de réservation d’espaces : des réponses franches, y compris les moins flatteuses
Qu’est-ce qu’un logiciel de réservation d’espaces?
Le personnel peut-il réserver un poste directement sur le plan d’étage?
Que se passe-t-il si quelqu’un réserve un poste et ne se présente pas?
Peut-on définir des règles différentes pour une salle de réunion et un poste?
Peut-on gérer des places attribuées et des bureaux partagés en même temps?
Facturez-vous par poste, par site ou par employé?
Devons-nous vous envoyer nos plans d’étage pour que vous les dessiniez?
Utilise-t-il des capteurs de poste pour mesurer l’occupation?
Peut-il nous donner le coût par poste?
Que peut-il nous dire sur la nécessité de garder un étage?
Est-il bilingue, et peut-on utiliser nos propres mots?
Où les données sont-elles hébergées, et qu’est-ce qui est visé?
Par où commencer?
Si vous en êtes encore à définir vos besoins
Neuf guides sur les questions qui se posent avant l’achat d’un système de réservation d’espaces — quoi acheter, comment mesurer ensuite, et les règles canadiennes qui s’appliquent.
Les meilleurs logiciels de milieu de travail au Canada
La catégorie divisée en trois. Un guide d’achat pour savoir laquelle vous cherchez vraiment.
IWMS, CAFM ou outil de réservation
Quatre étiquettes employées l’une pour l’autre, et la seule question qui les distingue.
Comment calculer l’utilisation des espaces
Le diviseur est tout l’argument. Comment produire un chiffre qui résiste à un rapport au conseil.
Absences aux réservations de salles
Où est passée la capacité, et quelle part l’enregistrement et la libération automatique permettent de récupérer.
Capteurs d’occupation ou données de réservation
Cinq instruments qu’on appelle du même nom, et ce à quoi le dossier de réservation répond déjà.
Modèle de politique de bureaux partagés
Treize clauses à adapter, dont celle qui garde les postes adaptés hors de la réserve commune.
Systèmes de réservation accessibles
Ce qu’exige la LAPHO, pourquoi un plan d’étage est le cas difficile, et les huit vérifications à faire.
La Directive sur l’approvisionnement du secteur parapublic
Les seuils, le piège de la classification, et les sept questions que pose une évaluation dans le secteur public.
Réservation d’espaces municipaux
À partir du 1er janvier 2027, les institutions assujetties à la LAIMPVP devront effectuer une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée avant de recueillir des renseignements.
Apportez l’étage dont personne ne peut rendre compte.
Un plan, une semaine de vraies réservations et vos véritables règles maison. Nous dessinerons l’étage devant vous, chargerons les règles et vous montrerons le taux d’utilisation avec son diviseur toujours visible — puis nous essaierons de réserver une salle pour six heures alors que la règle la limite à quatre, pour que vous lisiez vous-même le refus.