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Un dossier de visiteur contient des renseignements personnels. Ce seul fait d\u00e9termine la plus grande partie de ce qui suit.<\/p>\n\n\n\n
Selon les dix principes relatifs \u00e0 l\u2019\u00e9quit\u00e9 dans le traitement de l\u2019information de la LPRPDE<\/a>, une organisation doit pr\u00e9ciser pourquoi elle recueille des renseignements, limiter la collecte \u00e0 cette fin, limiter la dur\u00e9e de conservation et prot\u00e9ger les renseignements. Appliqu\u00e9 \u00e0 la r\u00e9ception, cela veut dire une fin d\u00e9clar\u00e9e, une courte p\u00e9riode de conservation qui s\u2019applique r\u00e9ellement, et un visiteur qui ne peut pas lire les renseignements du visiteur pr\u00e9c\u00e9dent sur un \u00e9cran ou une page.<\/p>\n\n\n\n Le Qu\u00e9bec ajoute une contrainte plus stricte. Avant qu\u2019une organisation cr\u00e9e une banque de caract\u00e9ristiques biom\u00e9triques — une borne de reconnaissance faciale en est une —, elle doit la d\u00e9clarer \u00e0 la Commission d\u2019acc\u00e8s \u00e0 l\u2019information au moins 60 jours \u00e0 l\u2019avance<\/a>, et le consentement expr\u00e8s de chaque personne est requis. Une d\u00e9mo de fournisseur qui commence par la reconnaissance faciale vous vend un d\u00e9lai de 60 jours que vous n\u2019aviez pas pr\u00e9vu.<\/p>\n\n\n\n Les acheteurs du secteur public ont encore plus d\u2019obligations. Les institutions municipales de l\u2019Ontario font face \u00e0 de nouvelles obligations \u00e0 partir du 1er janvier 2027, que notre guide sur la r\u00e9servation d\u2019espaces municipaux<\/a> pr\u00e9sente en d\u00e9tail. La m\u00eame analyse s\u2019applique \u00e0 un registre des visiteurs, parce qu\u2019il contient le m\u00eame type de dossier.<\/p>\n\n\n\n L\u2019accessibilit\u00e9 est la r\u00e8gle qu\u2019on oublie. Si un visiteur ne peut pas s\u2019enregistrer au clavier ou avec un lecteur d\u2019\u00e9cran, le syst\u00e8me a \u00e9chou\u00e9 d\u00e8s la porte d\u2019entr\u00e9e. En Ontario, les organisations d\u00e9sign\u00e9es doivent respecter les WCAG 2.0 niveau AA en vertu de la LAPHO<\/a>, et les huit m\u00eames v\u00e9rifications que celles de notre guide sur un syst\u00e8me de r\u00e9servation accessible<\/a> s\u2019appliquent \u00e0 une borne.<\/p>\n\n\n\n Tout produit s\u00e9rieux mod\u00e9lise les cinq m\u00eames \u00e9tats, et la qualit\u00e9 d\u2019un syst\u00e8me se voit dans la fa\u00e7on dont il g\u00e8re les deux que personne ne montre en d\u00e9mo.<\/p>\n\n\n\n Deux seuils se situent entre ces \u00e9tats. Un seuil de d\u00e9passement signale un visiteur encore affich\u00e9 comme pr\u00e9sent longtemps apr\u00e8s la fin de la r\u00e9union. Un d\u00e9part automatique \u00e0 une heure fixe ferme les dossiers que personne n\u2019a ferm\u00e9s \u00e0 la main. Ensemble, ils emp\u00eachent la liste des pr\u00e9sences de se remplir de fant\u00f4mes, et c\u2019est ce qui rend la liste d\u2019\u00e9vacuation fiable plut\u00f4t que d\u00e9corative.<\/p>\n\n\n\n Cette liste des pr\u00e9sences n\u2019est pas un simple extra. La liste de v\u00e9rification sur la gestion des urgences du Centre canadien d\u2019hygi\u00e8ne et de s\u00e9curit\u00e9 au travail<\/a> pr\u00e9voit un plan permettant de \u00ab rendre compte de tous les employ\u00e9s et visiteurs \u00bb, avec l\u2019appel nominal confi\u00e9 \u00e0 un r\u00f4le d\u00e9sign\u00e9. Un registre papier sur un comptoir de r\u00e9ception en feu ne r\u00e9pond pas \u00e0 cette exigence.<\/p>\n\n\n\n Consid\u00e9rez ceci comme la base. Un produit auquel il manque plusieurs de ces \u00e9l\u00e9ments est une application d\u2019inscription, pas un syst\u00e8me.<\/p>\n\n\n\n Ce sont les capacit\u00e9s qui valent la peine d\u2019\u00eatre pay\u00e9es, et celles \u00e0 examiner le plus attentivement lors d\u2019une d\u00e9mo.<\/p>\n\n\n\n L\u2019enregistrement biom\u00e9trique m\u00e9rite une cat\u00e9gorie \u00e0 part. Il est vraiment utile dans les environnements \u00e0 haute s\u00e9curit\u00e9 et vraiment risqu\u00e9 partout ailleurs, et au Qu\u00e9bec, il est assujetti \u00e0 la d\u00e9claration de 60 jours mentionn\u00e9e plus haut. Consid\u00e9rez-le comme une d\u00e9cision qui revient \u00e0 votre responsable de la protection des renseignements personnels plut\u00f4t que comme une fonctionnalit\u00e9 dans une grille comparative.<\/p>\n\n\n\n Les cinq m\u00eames \u00e9tats s\u2019appliquent partout, mais chaque type de b\u00e2timent met l\u2019accent ailleurs.<\/p>\n\n\n\n Les \u00e9coles s\u2019attendent d\u00e9j\u00e0 \u00e0 ce que les visiteurs se pr\u00e9sentent au secr\u00e9tariat. Le r\u00e8glement ontarien sur l\u2019acc\u00e8s aux lieux scolaires<\/a> sous-tend des politiques de conseils scolaires comme celle-ci<\/a>, qui exige des affiches demandant aux visiteurs de se pr\u00e9senter au secr\u00e9tariat et un registre de toutes les personnes qui entrent et sortent. Un logiciel de gestion des visiteurs fait de ce registre quelque chose que le secr\u00e9tariat peut consulter et imprimer pendant un exercice de confinement. Gardez le nom des \u00e9l\u00e8ves hors de tout \u00e9cran visible par un visiteur, et consignez le statut de v\u00e9rification des b\u00e9n\u00e9voles plut\u00f4t que les documents eux-m\u00eames.<\/p>\n\n\n\n Ici, la plupart des visiteurs sont des entrepreneurs. Le syst\u00e8me devrait v\u00e9rifier l\u2019assurance et l\u2019orientation en s\u00e9curit\u00e9 avant l\u2019enregistrement, et lier la visite au bon de travail ou au permis qui les a amen\u00e9s sur le site. C\u2019est ce lien qui permet de r\u00e9pondre, des mois plus tard, \u00e0 la question de savoir qui a travaill\u00e9 sur une machine et quand.<\/p>\n\n\n\n Des heures de visite, l\u2019unit\u00e9 o\u00f9 se rend une personne, et un dossier qui ne montre jamais les renseignements d\u2019une famille \u00e0 la suivante. Un registre papier au poste des soins infirmiers \u00e9choue sur ces trois points.<\/p>\n\n\n\n Un m\u00eame hall dessert plusieurs locataires. Chaque locataire ne devrait voir que ses propres visiteurs, tandis que l\u2019immeuble conserve une seule liste des pr\u00e9sences pour les urgences.<\/p>\n\n\n\n Les prix varient beaucoup; comparez donc la fa\u00e7on dont chaque fournisseur compte plut\u00f4t que le chiffre affich\u00e9. Les mod\u00e8les courants sont :<\/p>\n\n\n\n Ajoutez ensuite ce que la soumission laisse de c\u00f4t\u00e9 : tablettes et supports, imprimantes et \u00e9tiquettes de badges, mise en place, et toute int\u00e9gration au contr\u00f4le d\u2019acc\u00e8s. Un faible prix mensuel factur\u00e9 pour chaque site peut co\u00fbter plus cher qu\u2019un prix plus \u00e9lev\u00e9 qui ne l\u2019est pas.<\/p>\n\n\n\n Zenith consid\u00e8re une visite comme une partie du dossier du milieu de travail plut\u00f4t que comme un syst\u00e8me distinct greff\u00e9 au hall. Un h\u00f4te r\u00e9serve une salle, invite un visiteur, et la visite est rattach\u00e9e \u00e0 cette r\u00e9servation — la m\u00eame r\u00e9servation que notre guide sur les absences aux r\u00e9servations de salles<\/a> vous apprend \u00e0 garder honn\u00eate. Les types de visites, les r\u00e8gles d\u2019approbation, les heures permises, les seuils d\u2019absence et de d\u00e9passement, les badges, les confirmations obligatoires et la conservation sont tous configur\u00e9s par site. La liste des pr\u00e9sences provient des m\u00eames dossiers : elle est donc \u00e0 jour par construction plut\u00f4t que parce que quelqu\u2019un a pens\u00e9 \u00e0 la mettre \u00e0 jour.<\/p>\n\n\n\n Parce qu\u2019il partage une plateforme avec la r\u00e9servation d\u2019espaces, le registre des espaces et le volet maintenance, la visite d\u2019un entrepreneur et le bon de travail qui l\u2019a amen\u00e9 sur place racontent une seule histoire plut\u00f4t que deux. Zenith est de propri\u00e9t\u00e9 canadienne, h\u00e9berg\u00e9 au Canada et bilingue dans les deux sens, et l\u2019abonnement est tarif\u00e9 par si\u00e8ges d\u2019administrateur plut\u00f4t que par visiteur.<\/p>\n\n\n\n Les visites commencent souvent par une r\u00e9servation de salle. Notre guide sur le choix d\u2019un syst\u00e8me de r\u00e9servation de salles de r\u00e9union<\/a> couvre ce volet, et notre guide des logiciels de r\u00e9servation de postes de travail<\/a> couvre les postes.<\/p>\n\n\n\n Aucune loi ne nomme ce logiciel. Plusieurs obligations touchent toutefois ce qu\u2019il fait : les lois sur la protection des renseignements personnels r\u00e9gissent le dossier du visiteur, la sant\u00e9 et la s\u00e9curit\u00e9 au travail exige de pouvoir rendre compte de toutes les personnes sur place, et la l\u00e9gislation sur l\u2019accessibilit\u00e9 couvre l\u2019\u00e9cran qu\u2019utilise un visiteur. Un registre papier peut techniquement satisfaire \u00e0 certaines de ces obligations et peine \u00e0 satisfaire les autres.<\/p>\n\n\n\n Assez longtemps pour servir la fin d\u00e9clar\u00e9e, et pas plus. Pour la plupart des bureaux, c\u2019est une question de mois plut\u00f4t que d\u2019ann\u00e9es. Choisissez la dur\u00e9e d\u00e9lib\u00e9r\u00e9ment, mettez-la par \u00e9crit, et faites-la appliquer par le syst\u00e8me — une politique de conservation non appliqu\u00e9e est la constatation la plus fr\u00e9quente lors d\u2019un examen de la protection des renseignements personnels.<\/p>\n\n\n\n Oui, et une borne est le cas le plus difficile. Un \u00e9cran tactile fix\u00e9 \u00e0 hauteur debout, avec de petites cibles et sans sortie audio, exclut des gens d\u00e8s la porte d\u2019entr\u00e9e, ce qui est \u00e0 la fois un probl\u00e8me juridique et un probl\u00e8me visible. Offrez toujours une deuxi\u00e8me voie : un enregistrement avec du personnel, ou le m\u00eame parcours sur le t\u00e9l\u00e9phone du visiteur.<\/p>\n\n\n\n Au Qu\u00e9bec, pas sans l\u2019avoir d\u00e9clar\u00e9 \u00e0 la Commission d\u2019acc\u00e8s \u00e0 l\u2019information au moins 60 jours \u00e0 l\u2019avance et sans avoir obtenu un consentement expr\u00e8s. Ailleurs au Canada, l\u2019analyse de la protection de la vie priv\u00e9e reste exigeante. La plupart des organisations constatent qu\u2019un code QR tir\u00e9 de l\u2019invitation fait le travail sans aucune de ces expositions.<\/p>\n\n\n\n Les entrepreneurs sont le meilleur argument en faveur de cette cat\u00e9gorie. Il faut v\u00e9rifier leurs attestations, faire confirmer une s\u00e9ance d\u2019information sur la s\u00e9curit\u00e9, et consigner exactement quand ils \u00e9taient sur place. C\u2019est aussi l\u00e0 qu\u2019un dossier de visite se rentabilise, parce qu\u2019il est li\u00e9 au travail qu\u2019ils sont venus faire.<\/p>\n\n\n\n Pas n\u00e9cessairement. Un comptoir avec du personnel et une tablette fonctionne bien pour de faibles volumes et garde un humain dans la boucle. Une borne vaut la peine quand les arriv\u00e9es se concentrent — un changement de quart, une journ\u00e9e de formation, un b\u00e2timent avec un seul hall et plusieurs locataires.<\/p>\n\n\n\n Choisissez votre r\u00e9ception la plus achaland\u00e9e et comptez une semaine d\u2019arriv\u00e9es par heure et par type. Ce seul exercice vous dira si vous avez un probl\u00e8me de file d\u2019attente, de conformit\u00e9 ou de tenue de dossiers, et les trois exigent des r\u00e9ponses diff\u00e9rentes.<\/p>\n\n\n\n Mettez ensuite deux choses par \u00e9crit avant de regarder un produit : combien de temps vous comptez conserver les renseignements d\u2019un visiteur, et qui dans votre organisation peut consulter l\u2019historique des visites d\u2019une personne. Les fournisseurs posent rarement ces questions. Les r\u00e9ponses r\u00e9duiront votre liste restreinte plus vite que n\u2019importe quelle grille de fonctionnalit\u00e9s, et votre responsable de la protection des renseignements personnels vous en remerciera.<\/p>\n\n\n\nLe cycle de vie d\u2019une visite que votre logiciel doit mod\u00e9liser<\/h2>\n\n\n\n
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Les fonctionnalit\u00e9s standard dont tout syst\u00e8me de gestion des visiteurs a besoin<\/h2>\n\n\n\n
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Les fonctionnalit\u00e9s haut de gamme qui distinguent les logiciels de gestion des visiteurs<\/h2>\n\n\n\n
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Les logiciels de gestion des visiteurs pour les \u00e9coles, les chantiers et les immeubles partag\u00e9s<\/h2>\n\n\n\n
\u00c9coles<\/h3>\n\n\n\n
Usines, d\u00e9p\u00f4ts et chantiers de construction<\/h3>\n\n\n\n
Cliniques et centres de soins<\/h3>\n\n\n\n
Immeubles de bureaux partag\u00e9s<\/h3>\n\n\n\n
Registre papier, application d\u2019inscription ou plateforme : de quel logiciel avez-vous besoin?<\/h2>\n\n\n\n
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Ce que co\u00fbte un logiciel de gestion des visiteurs<\/h2>\n\n\n\n
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Les questions \u00e0 poser \u00e0 un fournisseur<\/h2>\n\n\n\n
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La place de Zenith<\/h2>\n\n\n\n
Les questions que l\u2019on nous pose vraiment<\/h2>\n\n\n\n
Un logiciel de gestion des visiteurs est-il exig\u00e9 par la loi au Canada?<\/h3>\n\n\n\n
Combien de temps devrions-nous conserver les dossiers des visiteurs?<\/h3>\n\n\n\n
Un logiciel de gestion des visiteurs doit-il \u00eatre accessible?<\/h3>\n\n\n\n
Peut-on utiliser la reconnaissance faciale pour l\u2019enregistrement des visiteurs?<\/h3>\n\n\n\n
Et les entrepreneurs, plut\u00f4t que les visiteurs?<\/h3>\n\n\n\n
Avons-nous besoin d\u2019une borne?<\/h3>\n\n\n\n
Par o\u00f9 commencer<\/h2>\n\n\n\n